La capacitación en temas tecnológico y tener habilidades profesionales para desarrollar un trabajo en equipo son dos factores determinantes al momento de avanzar en un proceso de selecciòn de personal.
En términos de influencia y desequilibrio en la balanza de la oferta, se plantea una carencia cada vez más pronunciada: la exponencial creación de vacantes (especialmente de tipología digital) imposibles de cubrir por profesionales suficientemente capacitados. Son múltiples los informes que confirman esta tendencia. Por ejemplo, un estudio realizado en 2018 por ManpowerGroup establece que cerca del 45% de las empresas en más de 40 países tienen dificultades para cubrir sus vacantes, derivado mayormente del déficit de conocimientos técnicos (17%) y habilidades profesionales (7%) por parte de los candidatos presentados.
Ya no es suficiente indicar en el CV «manejo de office o excel». Eso es lo básico, lo mínimo.
Las personas requieren de conocimientos suficientes que le permitan aprender en poco tiempo el uso de software y herramientas digitales específicas en el empleo.
Corresponde a la llamada alfabetización, entendida como la capacidad de las personas a adaptarse, comprender e inferir el uso de herramientas digitales. Es decir, de la misma manera como aprendemos a subirnos a un triciclo, luego aprendemos a mantener el equilibrio en una bicicleta y esa misma capacidad de conocimiento lo usamos de base para manejar una motocicleta.
Esa capacidad de aprender es valiosa y sirve para adaptar con facilidad en los nuevos procesos que van implementando las empresas.
Teams te da la posibilidad usar de mejor manera Office porque une sus aplicaciones en una interfaz sencilla y entendible para todos.
Teams es la solución de Microsoft al trabajo en equipo a distancia porque mantiene conectados de una mejor manera a empleados, proveedores, contratistas y otras partes interesadas que requieren de una coordinación para llevar adelante el negocio.
Permite conexión en tiempo real de voz, imagen y documentos.
También suma las características de Office 365 para el trabajo en línea, basado en la nube.
Teams existe para facilitar la manera en que fluye el trabajo.
Puedes crear equipos de trabajo
Permite crear espacios de trabajo verticales y horizontales. Dentro de Teams puedes reunir a toda la empresa dentro de un solo grupo o seleccionar un canal especialmente para un proyecto específico o un área determinada de la empresa. Puedes ordenar esos grupos en todas las direcciones o definiciones posibles.
Ordenas a la gente por proyectos, áreas o ámbitos de acción. Cada equipo es una unidad que se ve reflejada en Teams compartiendo mensajes, video llamadas, calendarios y espacios para alojar archivos y editarlos en grupo.
Puedes crear equipos que van desde el gerente de área hasta el último trabajador en la línea jerárquica. También puedes armar un equipo destinado a un proyecto en particular y que considera a personas de diferentes áreas. Puedes crear espacios para oficinas, grupos más pequeños y que comparten algún objetivo común.
Las posibilidades de crear de equipos dentro de Teams dependen de las necesidades de cada momento. Puedes reunir a las personas para discutir una estrategia o compartir la información actualiza sobre procedimientos y lineamientos claros. Con Teams puedes crear un espacio fijo donde publicar información que esté disponibles a todas las personas que pertenecen al grupo.
La plataforma responde a objetivo final: que la cooperación entre las partes sea efectiva.
A pesar de que sea una organización compleja con múltiples gerencias o departamentos, Teams te facilita encontrar a la persona correcta y trabajar con ellas a través del chat, para compartir documentos y trabajar colaborativamente en forma directa.
Permite mayores alternativas para interactuar. Antes el ciclo consideraba enviar un mail y esperar. Ahora existe un espacio compartido para hablar, notificar, enviar mensajes y administrar archivos en forma conjunta.
Colaborativo. El trabajador actual no es una isla. Ahora el trabajo no lo hace una sola persona. Nadie es una isla dentro de una organización. Para completar una planilla es necesario pedir información a varios, coordinar entre ellos, pedir ayuda, ordenar los datos y ponerse de acuerdo entre todos. Coordinar eficientemente siempre ha sido complejo. Teams facilita esa complejidad. Puedes crear canales para un objetivo específico y armar el equipo desde esa herramienta para repartir tareas, crear documentos y compartir la información. Todos tendrán la información necesaria. Establece incluso niveles de acceso. Puedes incluir incluso a personas que están afuera de la empresa, considerándolas medidas de seguridad acceso seguro
Reuniones: Es la base de Teams. Todos acceden a la misma experiencia de imagen y sonido, independiente desde el equipo en que están conectados. Puedes agendar las reuniones usando Outlook o directamente desde Teams, revisar si estás libre en fecha y horario indicado. Todos pueden aceptar y acceder.
Video llamadas. Antes de ingresar a una puedes visualizar y determinar si quieres entrar o no con la cámara o el micrófono encendido. Puedes mirarte antes de ingresar y decidir si quieres difuminar el fondo o no. Siempre recomiendo mantener la imagen de la cámara encendida, ya que la comunicación se enriquece cuando puedes ver el rostro de tu interlocutor.
Directo al trabajo. Siempre ha sido difícil la coordinación cuando tienes que armar una planilla con información precisa proveniente de diferentes fuentes. Hoy con Teams, el proceso es más rápido, con menos esfuerzo ya que todos acceden a la misma información.
Puedes acceder a Office y Temas desde cualquier computador con una conexión a internet. Las versiones web de estas aplicaciones son completamente operativas.
Teams es una herramienta para facilitar la cooperación entre equipos de trabajo. Une las aplicaciones de Office y facilitar la manera en que puedes crear, editar y administrar archivos en común. La principal ventaja es que Teams que brinda un espacio claro para tener los archivos actualizado. Fin de las versiones eternas de un mismo archivo.
Teams es una herramienta versátil y que necesita tiempo para sacar todo su potencial. Puedes aprender más de Teams, suscribiéndote al blog.
Teams is an application with more functionalities aimed at coordinating teamwork. Its main advantage is that it integrates several Office applications, mainly incentivized the use of shared files: OneDrive for Business, Sharepoint, and Outlook, for example.
Teams te da la posibilidad usar de mejor manera Office porque une sus aplicaciones en una interfaz sencilla y entendible para todos. Teams es la solución de Microsoft al trabajo en equipo a distancia porque mantiene conectados de una mejor manera a empleados, proveedores, contratistas y otras partes interesadas que requieren de una coordinación para…
“Pero si antes no usábamos Teams y se hacía el trabajo igual”.
“Otro programa más para usar, en qué momento nos dedicamos a trabajar”.
“Yo no vengo a chatear, sino a trabajar”.
Es probable que algún compañero de trabajo o tu mismo pensaste o dijiste una de las frases de más arriba.
Si antes de la pandemia no usábamos Teams ¿Por qué tengo que usarlo ahora?
La respuesta corta es que las condiciones han cambiado y hacer lo mismo de antes en un contexto diferente es un error.
Siempre lo ha sido.
Si cambian las condiciones, también cambia la manera de hacer nuestro trabajo.
Esperar tener los mismos resultados, haciendo lo mismo, pero en condiciones o en un contexto diferente es una ecuación que no resulta.
Usamos Teams porque nuestro contexto cambió. Necesitamos mayor coordinación a través de la distancia.
Teams es una herramienta ayuda a coordinar mejor el trabajo que desarrollamos en la oficina.
Hay que adaptarse porque el contexto en trabajo cambió (Otra vez)
Todos sabíamos que la movilidad era un destino casi seguro.
Hace ya 20 años que teníamos más o menos delineado el futuro del trabajo de oficina.
El problema fue que vimos ese futuro muy lejano y, súbitamente, ese día llegó de forma de contingencia sanitaria y reclusión voluntaria en nuestros hogares.
Estábamos conscientes que el trabajo a distancia el algún momento se convertiría en una oportunidad para las empresas y las personas:
Para las empresas porque es una oportunidad para ser más eficientes
Para las personas, porque es una oportunidad para aprovechar mejor el tiempo y reducir el gasto que implica el traslado en las ciudades.
Más de alguno pensó que lo que hacía en la oficina podía hacerlo en desde su hogar con un computador y una buena conexión a la red.
Hace años que tenemos tecnologías para administrar archivos remotamente y mantener la comunicación a distancia. Skype y Dropbox son parte de esa realidad que estaba presente, pero que la utilizábamos poco.
Pero a pesar de estas herramientas disponibles y los vaticinios de los expertos, la pandemia nos pilló a todos desprevenidos.
Literalmente de un día para otros nos pidieron que tomáramos nuestro computador de la oficina y nos conectáramos desde la casa utilizando Teams, Zoom o Skype.
Existía la tecnología, teníamos una cierta noción de cómo aplicarla y, súbitamente, nos tuvimos que adaptar a una nueva forma de administrar el trabajo.
Esta repentina necesidad de adaptación nos implicó cambiar hábitos y aprender rápido.
El proceso no es fácil y debemos enfrentar varios aspectos como:
Hay que considerar la educación tecnológica de los usuarios. Es decir, la capacidad que tienen las personas para aprender el uso de las herramientas e inferir procesos entre esas herramientas.
Tenemos que mejorar aún más las habilidades de comunicación y trabajo en equipo. Hoy más que nunca el trabajo a distancia implica expresarse con claridad y en forma asertiva.
Lo importante es que las herramientas se instalen rápidamente y sin mucho trauma para los equipos. La transición debe ser rápida. Al final todos saben de qué se trata. La clave es ponerla en práctica.
La movilidad implica tener buena conectividad. Aún existen lugares donde la velocidad de internet dificultada el trabajo fluido.
Si hoy cuentas con buena conectividad y a pesar de eso siguen trabajado como hace 10 años, eso significa que estamos desperdiciando tiempo, recursos y capital. Al final pierde el jefe, el dueño de la empresa y los trabajadores.
Los cambios son ejecutados por personas, no las herramientas en sí:
Nuevos contextos implican, nuevas necesidades y soluciones.
Comprender la utilidad de las herramientas: Las herramientas están para facilitar un proceso. Hay que estar conscientes de cual.
Comprender que las personas jóvenes no siempre se adaptan fácilmente a nuevos entornos de trabajo. Ocurre que existen jóvenes analógicos para el trabajo de oficina. Usan Instagram muy bien, pero para Excel no lo son. En otras palabras, usar una red social no te habilita como una persona hábil en herramientas digitales de trabajo. Hay que educar y educarse.
Los cambios requieren un tiempo (aunque necesitamos que sea rápido:
Actualizar la labor a un ambiente descentralizado es necesario en el contexto que estamos viviendo.
Todos los cambios implican administrar los equipos de trabajo, acompañarlos y adaptar sus dinámicas al uso de nuevas herramientas.
Aceptar los cambios que implica el uso de nuevas herramientas. Mientras más abierto a aceptar estos cambios, mayor facilidad existirá para implementar nuevos procesos o maneras de ejecutar el trabajo.
Comunicar: La facilidad de adaptación a estos cambios también está asociado a la manera en que explica este nuevo proceso.
Entones es necesario preparar un cambio, comprender que el contexto cambió, hay que aprender nuevas dinámicas y practicar una comunicación con tus pares para que sea más efectivo.
En este punto, Teams sirve como una herramienta que suple algunos de los aspectos presenciales del trabajo de oficina.
Teams es más que video llamadas. Al menos existen otras cinco ventajas que están enfocadas para mejorar como te desenvuelves con tu equipo de trabajo.
Descubre 5 ventajas de Teams mas allá de las video llamadas
Lo básico: Comunicarse y colaborar al integrar reuniones, mensajes y el servicio de llamadas.
Las herramientas de Office están integradas. Word y Excel están dentro de Teams por lo que podemos trabajar en grupo con un mismo archivo.
Teams esta en dispositivos móviles, escritorio y en el mismo navegador. Acceso total en cualquier espacio.
Lo clave de todo: Compartir, editar y crear archivos en grupo. Puedes crear o subir archivos Excel, Word y PowerPoint en tu grupo de trabajo. Puedes editarlos, complementaros y trabajar todos juntos en ese mismo archivo.
Esta opción no es conocida: Puedes grabar, almacenar y transcribir llamadas y mensajes de voz. Puedes compartir mensajes de voz fácilmente. Esto es útil cuando no quieres interrumpir a un compañero de trabajo, pero quieres asegurar que esa información llegue a su destinatario.
Por lo tanto, y, en conclusión, ¿necesitas aprender a usar Temas o alguna otra aplicación similar? Sí. El contexto de trabajo cambió es posible que ahora requieras una mayor coordinación con tus compañeros de trabajo. Teams te ayudará a esta labor. Aprende, descubre y usa las alternativas que te entrega esta aplicación.
Es la única manera en que avances en este mundo cambiante.
Seguiré escribiendo sobre Teams y las herramientas que estamos usando durante el confinanmiento y el Home Office. Si quieres conocer lo que viene, suscríbete al blog.
Cualquiera sea tu realidad, si estás buscando empleo o quieres reafirmar tu actual posición, es importante mantener actualizado tu curriculum vitae, conocer las principales tendencias en el mundo laboral y qué es lo que están buscando las empresas y cómo están reaccionado a este mundo cambiante.
Acá, adjunto los temas y enlaces que te ayudarán a conocer qué es lo que tienes que actualizar en tu CV, ya sea el formato, o adquirir nuevas habilidades que te destaquen en tu empresa.
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Viernes 22 de mayo de 2020:
Este artículo que explica porqué no es conveniente indicar en tu CV que tienes habilidades en el manejo de Office. Para muchos, manejar Word, Excel y Powerpoint es algo básico como leer y escribir.
También está cambiando la manera de establecer los contactos, conocer nuevos profesionales y desarrollar relaciones más estrechas en forma remota. El networking on line implica mejorar nuestras habilidades comunicacionales desde el computador. También implica tener una estrategia / operatividad para conseguir ese contacto a distancia.
Desarrolla una marca en torno a tu persona ya no es una idea descabellada, especialmente ahora en un contexto donde la vida profesional está controlado por la distancia social. Acá algunos tips para el personal branding.
Comparto además un resumen de 10 habilidades profesionales que se están valorando en este contexto de trabajo a distancia. Entre ellos, capacidad de adaptación, diversidad de pensamiento, alfabetización digital nivel experto, colaboración a distancia y gestionar el conocimiento que se crea dentro de la empresa.
La presencia on line y cómo dividir trabajo y vida persona será un dilema potente este año, como también la puesta en marcha de la inteligencia artificial en procesos productivos. Ambas tendencias se estudiarán durante este año, según un estudio donde participó Linkedin.
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La pandemia del COVID-19 impulsó a muchos a trabajar desde casa, pero un estudio revela que esto ha llevado a jornadas laborales más largas y más reuniones, sin una mejora real en la productividad. La fusión de tareas laborales y domésticas crea agotamiento. Establecer reglas claras puede mejorar la situación.
Muchas personas probarán el teletrabajo y se darán cuenta que es viable, las empresas considerarán esta modalidad dentro de sus planes de trabajo y que probarán que tan segura y robusta es la tecnología para trabajar desde la distancia.
El trabajo siempre sufre de constantes cambios. Y ahora, durante los últimos meses, esos cambios han sido bruscos.
Es posible que cambien bruscamente varios escenarios que dábamos por inamovibles.
Acá van ocho realidades, costumbres o hábitos que se están transformando y que están cambiando hacia una nueva habitualidad.
Ahora el mercado laboral será más intenso
La competencia laboral se intensificará. Desaparecerán puestos de trabajo y también nacerán nuevas oportunidades de empleo. Esto implicará en un flujo constante en el mercado profesional.
Sentiremos mayor presión para mantener nuestros puestos de trabajo y quienes están buscando uno, percibirán que la búsqueda será más intensa.
Más dificultad para obtener o mantener un empleo estable en los sectores comercio, transporte y turismo
La volatilidad en los sectores del comercio, transporte y turismo permanecerá por un lapso prolongado. Contratar profesionales en estas áreas será más dificil. Los empleadores lo pensarán dos veces antes de ampliar su planta.
Digitalización. El ser digital será más fuerte y muchos tendrán que dar el salto «en serio». No bastará con saber sumar en una planilla excel.
El estándar debe superar con creces la edición básica en Excel, incluir transiciones en powerpoint y enviar archivos masivos desde Outlook.
Necesitamos mayores habilidades para aprender rápido nuevos programas, comprender procesos de las nuevas herramientas digitales que nos presenten.
La colaboracion en el trabajo a distancia y compartir archivos en la nube será la base de lo mínimo exigible.
Hoy para muchos, todavía el administrar archivos en forma compartida o editar un documento en línea junto a otros compañeros de trabajo al mismo tiempo, sigue siendo una actividad «fuera de este mundo».
Esta actualización en las herramientas digitales deberá ser rápido, casi instantáneo. En poco tiempo, el estándar mínimo de habilidades subirá y será necesario responder a esas expectivas.
No esperes la capacitación formal para aprender esas nuevas habilidades mínimas. Acá la iniciativa propia por aprender será el motor fundamental para asegurar la continuidad laboral y mantenerse actualizado en el mercado laboral.
Incluso las actividades eminentemente presenciales van a tener que buscar su propio proceso de digitalización para sobrevivir. «Operar en remoto va ser nuestro entorno habitual de trabajo».
Trabajo a distancia como una solución para parte de los puestos de trabajo
“La tradicional oficina se estaba convirtiendo cada vez más en algo obsoleto. La pandemia de coronavirus solo aceleró radicalmente la línea de tiempo”.
Muchas empresas ya tenían una noción clara que parte de sus puestos de trabajo podían realizarse a distancia o desde el hogar. Algunas ya habían aplicado algunos criterios de trabajo a distancia parcial como centralizar procesos en zonas geográficas específicas a pesar que los clientes estén en diferentes puntos del territorio. Un ejemplo claro de ello son los contact center que funcionan en un gran centro de trabajo, pero que atiende a una amplia zona territorial.
Con la cuarentenas por pandemia, esa noción de hacer el trabajo distante a un centro de labor específico mutó directamante al home office, o al trabajo en el mismo hogar.
No todos los trabajos están diseñados para esta modalidad, pero también es cierto que la pandemia aceleró esta modalidad para varios tipos de empleo.
Networking. Los eventos presenciales y las reuniones de contacto pasarán a segundo plano. La relación laboral, el conocer a nuevos profesional de tu ámbito de experiencia tendrá que ser en formato a distancia, virtual.
Perfiles en redes sociales nuevamente cobrarán importancia. El ser digital cobrará nueva fuerza.
Esto implicará aprender a conversar nuevamente a través de la distancia, entre la mensajería instantanea, comentarios en redes sociales, mensajes directos o videoconferencia. Todo significará modificar nuestros modales a estos nuevos formatos.
Tendremos que ser cortés en formato digital. Habrá de conversar de una nueva manera.
Linkedin cobra mayor valor ahora.
Las fuentes de ingreso monetario serán diversas
El escenario de incertidumbre permanecerá por largo rato. Por lo mismo, tener ingresos diversos será cada vez más necesario.
Al momento de romper la estructura del horario de oficina, ofreces la posibilidad de seguir produciendo en forma más flexible.
La flexibilidad permitirá crear una segunda línea de ingreso es más factibible al momento que las personas comienza a tomar control de sus tiempos y desplazamientos.
Pero… tener proyectos paralelos implica tomar el control de nuestro trabajo principal.
Comunicarse efectivamente es clave en esta nueva etapa
Llevamos décadas escuchando de la importancia de las habilidades blandas en el trabajo.
Aspectos cómo la escucha y comunicación activa, la capacidad de demostrar liderazgo personal y en el equipo son aspectos que resaltarán aún más en esta nueva etapa.
Tendrás que comunicar mejor si tu interlocutor estará a kilómetros de distancia.
Marca personal. Toma el control de los perfiles que has creado en redes sociales y todos los servicios que existen en Internet.
Identifica los principales y trabaja con ellos. Publica en forma consciente, comenta y da like responsablemente. Esa huella digital estará cada día más actividad y expuesta, aunque no nos guste.
Por lo mismo hay que estar consciente de esta realidad.
Muestra tus logros, tus intereses, tus aficiones. Refleja tu personalidad y profesionalismo en los perfiles necesarios.
Recuerda que la intereacción social ya tiene dos aristas: la presencial y a la distancia.
Muestra lo que vales como persona y profesional. Crea una estrategia para los contenidos que publiques y sé consciente que siempre tendrás una audiencia que está mirando lo que haces.
La suscripción a Office como un servicio es el gran paso que dio Microsoft para tomar una posición dominante nuevamente en el mundo empresarial y profesional. Las soluciones que entrega tanto para empresas como para profesionales independientes son lo suficientemente potentes como para convencer el pago anual por este servicio.
Encontré este artículo que destaca 11 ventajas de trabajar con Office 365. Es un resumen claro y que aproxima a las personas que aún no comprenden o quieren acercarse al trabajo asociado en la nube.
Herramientas de inteligencia artificial, de almacenamiento y el uso compartido de archivos online que ayudan a aumentar la productividad.
Herramientas flexibles que permiten trabajar en equipo ya que posibilitan la colaboración, la comunicación y la capacidad de compartir archivos en la nube.
Mejorar la relación con los clientes ya que optimiza los espacios necesarios para que el desarrollo de la empresa sea eficiente y hacer que el negocio crezca más rápido.
Herramientas de privacidad y cumplimiento que protegen a su compañía de fugas y amenazas externas para proteger los datos informativos.
Configuración y administración de usuarios, dispositivos y datos que optimizan los tiempos y la productividad laboral, simplificando los procesos.
Respaldo de la marca Microsoft todo el tiempo, generando soporte técnico ya sea vía telefónica y online.
Herramientas de ofimática en sus versiones más recientes (Word, Excel, PowerPoint, etc.).
Herramientas de comunicación para estar en contacto con los clientes y compañeros de trabajo, como el correo electrónico con Outlook y Exchange.
Reuniones, chats y llamadas a través de Microsoft Teams.
Capacidad de almacenamiento desde cualquier lugar con One Drive.
Acceso a todas las herramientas de Office 365 con solo un inicio de sesión.
Nortino 
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