Cuando la pandemia del COVID-19 obligó a millones de personas a trasladar su oficina a sus hogares en 2020, muchos celebraron la idea: sin traslados, sin jefes mirando por encima del hombro, sin el ruido de la oficina. Sin embargo, los datos cuentan una historia diferente.
Lo que encontró la investigación
Un estudio conjunto de la Universidad de Nueva York y la Harvard Business School, aplicado en más de 21.000 compañías de 21 ciudades en América del Norte, Europa y Medio Oriente, reveló resultados que deberían hacernos pensar. Al comparar el comportamiento de empleados antes y después de la cuarentena por COVID-19, los investigadores encontraron que:
La jornada laboral aumentó en promedio 48,5 minutos por día.
El número de reuniones creció casi un 13%.
El envío de correos electrónicos se disparó significativamente.
Paralelamente, JP Morgan reportó a través de Bloomberg News que la productividad efectiva caía con el trabajo remoto, especialmente en equipos que requerían colaboración presencial. ¿La paradoxal conclusión? Se trabaja más, pero se produce menos.
El problema real: la mezcla de roles
El informe de Bloomberg señalaba que el aumento de horas se explica principalmente porque las personas mezclan sus actividades y prolongan los tiempos de trabajo al fusionarlos con las tareas del hogar. El cuidado de hijos, la preparación de alimentos, las interrupciones domésticas: todo convive con los plazos de entrega y las videoconferencias.
El resultado es un estado permanente de trabajo a media máquina: ni en casa del todo, ni en la oficina del todo. La mente nunca logra desconectarse completamente de ninguno de los dos mundos.
Qué hacer con esto
La solución no pasa por volver obligatoriamente a la oficina ni por rechazar el teletrabajo. Pasa por establecer reglas claras: horarios definidos, espacios físicos diferenciados dentro del hogar, y rituales de inicio y cierre de jornada que ayuden al cerebro a distinguir cuándo está trabajando y cuándo está descansando.
El teletrabajo puede ser una herramienta poderosa de productividad o una trampa de agotamiento silencioso. La diferencia la pone la estructura, no la tecnología.
En este artículo que revisé hace algunos días, el autor rescata la experiencia que están teniendo las personas con el teletrabajo durante esta contingencia sanitaria.
Indica al menos tres efectos que se sentirán luego de finalizada la crisis. Muchas personas probarán el teletrabajo y se darán cuenta que es viable, las empresas considerarán esta modalidad dentro de sus planes de trabajo y que probarán que tan segura y robusta es la tecnología para trabajar desde la distancia.
Sin duda, el coronavirus está haciendo que, al menos temporalmente, mucha gente cambie la forma de trabajar, probando fórmulas como el teletrabajo o la asistencia a congresos virtuales 3D. Entre los beneficios de ambas, además de ser respetuosas con el medioambiente, ya que permiten ahorrar toneladas de CO2, podríamos añadir que contribuyen a combatir otro de los grandes problemas actuales: la despoblación rural.
Sin embargo, hay un detalle que escapa a la tecnología y es la capacidad de las personas de llegar acuerdos y respetarlos. Parte de la coordinación de cualquier equipo es que los acuerdos valen porque las personas estrechan sus manos.
Hay procesos que se pueden hacer a distancia y es probable que muchos puestos de trabajos efectivamente puedan ejecutarse desde el hogar, pero también hay otras labores donde es necesario mantener un contacto real aunque sea mínimo. Creo que la tendencia será un mix entre ambos estilos. Tres días en la oficina y dos en el hogar o viceversa. O presencia en horario AM y en la tarde del hogar. Hay muchas alternativas. Lo importante es no cerrarse a los cambios que vendrán.
“Pero si antes no usábamos Teams y se hacía el trabajo igual”.
“Otro programa más para usar, en qué momento nos dedicamos a trabajar”.
“Yo no vengo a chatear, sino a trabajar”.
Es probable que algún compañero de trabajo o tu mismo pensaste o dijiste una de las frases de más arriba.
Si antes de la pandemia no usábamos Teams ¿Por qué tengo que usarlo ahora?
La respuesta corta es que las condiciones han cambiado y hacer lo mismo de antes en un contexto diferente es un error.
Siempre lo ha sido.
Si cambian las condiciones, también cambia la manera de hacer nuestro trabajo.
Esperar tener los mismos resultados, haciendo lo mismo, pero en condiciones o en un contexto diferente es una ecuación que no resulta.
Usamos Teams porque nuestro contexto cambió. Necesitamos mayor coordinación a través de la distancia.
Teams es una herramienta ayuda a coordinar mejor el trabajo que desarrollamos en la oficina.
Hay que adaptarse porque el contexto en trabajo cambió (Otra vez)
Todos sabíamos que la movilidad era un destino casi seguro.
Hace ya 20 años que teníamos más o menos delineado el futuro del trabajo de oficina.
El problema fue que vimos ese futuro muy lejano y, súbitamente, ese día llegó de forma de contingencia sanitaria y reclusión voluntaria en nuestros hogares.
Estábamos conscientes que el trabajo a distancia el algún momento se convertiría en una oportunidad para las empresas y las personas:
Para las empresas porque es una oportunidad para ser más eficientes
Para las personas, porque es una oportunidad para aprovechar mejor el tiempo y reducir el gasto que implica el traslado en las ciudades.
Más de alguno pensó que lo que hacía en la oficina podía hacerlo en desde su hogar con un computador y una buena conexión a la red.
Hace años que tenemos tecnologías para administrar archivos remotamente y mantener la comunicación a distancia. Skype y Dropbox son parte de esa realidad que estaba presente, pero que la utilizábamos poco.
Pero a pesar de estas herramientas disponibles y los vaticinios de los expertos, la pandemia nos pilló a todos desprevenidos.
Literalmente de un día para otros nos pidieron que tomáramos nuestro computador de la oficina y nos conectáramos desde la casa utilizando Teams, Zoom o Skype.
Existía la tecnología, teníamos una cierta noción de cómo aplicarla y, súbitamente, nos tuvimos que adaptar a una nueva forma de administrar el trabajo.
Esta repentina necesidad de adaptación nos implicó cambiar hábitos y aprender rápido.
El proceso no es fácil y debemos enfrentar varios aspectos como:
Hay que considerar la educación tecnológica de los usuarios. Es decir, la capacidad que tienen las personas para aprender el uso de las herramientas e inferir procesos entre esas herramientas.
Tenemos que mejorar aún más las habilidades de comunicación y trabajo en equipo. Hoy más que nunca el trabajo a distancia implica expresarse con claridad y en forma asertiva.
Lo importante es que las herramientas se instalen rápidamente y sin mucho trauma para los equipos. La transición debe ser rápida. Al final todos saben de qué se trata. La clave es ponerla en práctica.
La movilidad implica tener buena conectividad. Aún existen lugares donde la velocidad de internet dificultada el trabajo fluido.
Si hoy cuentas con buena conectividad y a pesar de eso siguen trabajado como hace 10 años, eso significa que estamos desperdiciando tiempo, recursos y capital. Al final pierde el jefe, el dueño de la empresa y los trabajadores.
Los cambios son ejecutados por personas, no las herramientas en sí:
Nuevos contextos implican, nuevas necesidades y soluciones.
Comprender la utilidad de las herramientas: Las herramientas están para facilitar un proceso. Hay que estar conscientes de cual.
Comprender que las personas jóvenes no siempre se adaptan fácilmente a nuevos entornos de trabajo. Ocurre que existen jóvenes analógicos para el trabajo de oficina. Usan Instagram muy bien, pero para Excel no lo son. En otras palabras, usar una red social no te habilita como una persona hábil en herramientas digitales de trabajo. Hay que educar y educarse.
Los cambios requieren un tiempo (aunque necesitamos que sea rápido:
Actualizar la labor a un ambiente descentralizado es necesario en el contexto que estamos viviendo.
Todos los cambios implican administrar los equipos de trabajo, acompañarlos y adaptar sus dinámicas al uso de nuevas herramientas.
Aceptar los cambios que implica el uso de nuevas herramientas. Mientras más abierto a aceptar estos cambios, mayor facilidad existirá para implementar nuevos procesos o maneras de ejecutar el trabajo.
Comunicar: La facilidad de adaptación a estos cambios también está asociado a la manera en que explica este nuevo proceso.
Entones es necesario preparar un cambio, comprender que el contexto cambió, hay que aprender nuevas dinámicas y practicar una comunicación con tus pares para que sea más efectivo.
En este punto, Teams sirve como una herramienta que suple algunos de los aspectos presenciales del trabajo de oficina.
Teams es más que video llamadas. Al menos existen otras cinco ventajas que están enfocadas para mejorar como te desenvuelves con tu equipo de trabajo.
Descubre 5 ventajas de Teams mas allá de las video llamadas
Lo básico: Comunicarse y colaborar al integrar reuniones, mensajes y el servicio de llamadas.
Las herramientas de Office están integradas. Word y Excel están dentro de Teams por lo que podemos trabajar en grupo con un mismo archivo.
Teams esta en dispositivos móviles, escritorio y en el mismo navegador. Acceso total en cualquier espacio.
Lo clave de todo: Compartir, editar y crear archivos en grupo. Puedes crear o subir archivos Excel, Word y PowerPoint en tu grupo de trabajo. Puedes editarlos, complementaros y trabajar todos juntos en ese mismo archivo.
Esta opción no es conocida: Puedes grabar, almacenar y transcribir llamadas y mensajes de voz. Puedes compartir mensajes de voz fácilmente. Esto es útil cuando no quieres interrumpir a un compañero de trabajo, pero quieres asegurar que esa información llegue a su destinatario.
Por lo tanto, y, en conclusión, ¿necesitas aprender a usar Temas o alguna otra aplicación similar? Sí. El contexto de trabajo cambió es posible que ahora requieras una mayor coordinación con tus compañeros de trabajo. Teams te ayudará a esta labor. Aprende, descubre y usa las alternativas que te entrega esta aplicación.
Es la única manera en que avances en este mundo cambiante.
Seguiré escribiendo sobre Teams y las herramientas que estamos usando durante el confinanmiento y el Home Office. Si quieres conocer lo que viene, suscríbete al blog.
Teams is an application with more functionalities aimed at coordinating teamwork. Its main advantage is that it integrates several Office applications, mainly incentivized the use of shared files: OneDrive for Business, Sharepoint, and Outlook, for example.
Teams te da la posibilidad usar de mejor manera Office porque une sus aplicaciones en una interfaz sencilla y entendible para todos. Teams es la solución de Microsoft al trabajo en equipo a distancia porque mantiene conectados de una mejor manera a empleados, proveedores, contratistas y otras partes interesadas que requieren de una coordinación para…
El trabajo siempre sufre de constantes cambios. Y ahora, durante los últimos meses, esos cambios han sido bruscos.
Es posible que cambien bruscamente varios escenarios que dábamos por inamovibles.
Acá van ocho realidades, costumbres o hábitos que se están transformando y que están cambiando hacia una nueva habitualidad.
Ahora el mercado laboral será más intenso
La competencia laboral se intensificará. Desaparecerán puestos de trabajo y también nacerán nuevas oportunidades de empleo. Esto implicará en un flujo constante en el mercado profesional.
Sentiremos mayor presión para mantener nuestros puestos de trabajo y quienes están buscando uno, percibirán que la búsqueda será más intensa.
Más dificultad para obtener o mantener un empleo estable en los sectores comercio, transporte y turismo
La volatilidad en los sectores del comercio, transporte y turismo permanecerá por un lapso prolongado. Contratar profesionales en estas áreas será más dificil. Los empleadores lo pensarán dos veces antes de ampliar su planta.
Digitalización. El ser digital será más fuerte y muchos tendrán que dar el salto «en serio». No bastará con saber sumar en una planilla excel.
El estándar debe superar con creces la edición básica en Excel, incluir transiciones en powerpoint y enviar archivos masivos desde Outlook.
Necesitamos mayores habilidades para aprender rápido nuevos programas, comprender procesos de las nuevas herramientas digitales que nos presenten.
La colaboracion en el trabajo a distancia y compartir archivos en la nube será la base de lo mínimo exigible.
Hoy para muchos, todavía el administrar archivos en forma compartida o editar un documento en línea junto a otros compañeros de trabajo al mismo tiempo, sigue siendo una actividad «fuera de este mundo».
Esta actualización en las herramientas digitales deberá ser rápido, casi instantáneo. En poco tiempo, el estándar mínimo de habilidades subirá y será necesario responder a esas expectivas.
No esperes la capacitación formal para aprender esas nuevas habilidades mínimas. Acá la iniciativa propia por aprender será el motor fundamental para asegurar la continuidad laboral y mantenerse actualizado en el mercado laboral.
Incluso las actividades eminentemente presenciales van a tener que buscar su propio proceso de digitalización para sobrevivir. «Operar en remoto va ser nuestro entorno habitual de trabajo».
Trabajo a distancia como una solución para parte de los puestos de trabajo
“La tradicional oficina se estaba convirtiendo cada vez más en algo obsoleto. La pandemia de coronavirus solo aceleró radicalmente la línea de tiempo”.
Muchas empresas ya tenían una noción clara que parte de sus puestos de trabajo podían realizarse a distancia o desde el hogar. Algunas ya habían aplicado algunos criterios de trabajo a distancia parcial como centralizar procesos en zonas geográficas específicas a pesar que los clientes estén en diferentes puntos del territorio. Un ejemplo claro de ello son los contact center que funcionan en un gran centro de trabajo, pero que atiende a una amplia zona territorial.
Con la cuarentenas por pandemia, esa noción de hacer el trabajo distante a un centro de labor específico mutó directamante al home office, o al trabajo en el mismo hogar.
No todos los trabajos están diseñados para esta modalidad, pero también es cierto que la pandemia aceleró esta modalidad para varios tipos de empleo.
Networking. Los eventos presenciales y las reuniones de contacto pasarán a segundo plano. La relación laboral, el conocer a nuevos profesional de tu ámbito de experiencia tendrá que ser en formato a distancia, virtual.
Perfiles en redes sociales nuevamente cobrarán importancia. El ser digital cobrará nueva fuerza.
Esto implicará aprender a conversar nuevamente a través de la distancia, entre la mensajería instantanea, comentarios en redes sociales, mensajes directos o videoconferencia. Todo significará modificar nuestros modales a estos nuevos formatos.
Tendremos que ser cortés en formato digital. Habrá de conversar de una nueva manera.
Linkedin cobra mayor valor ahora.
Las fuentes de ingreso monetario serán diversas
El escenario de incertidumbre permanecerá por largo rato. Por lo mismo, tener ingresos diversos será cada vez más necesario.
Al momento de romper la estructura del horario de oficina, ofreces la posibilidad de seguir produciendo en forma más flexible.
La flexibilidad permitirá crear una segunda línea de ingreso es más factibible al momento que las personas comienza a tomar control de sus tiempos y desplazamientos.
Pero… tener proyectos paralelos implica tomar el control de nuestro trabajo principal.
Comunicarse efectivamente es clave en esta nueva etapa
Llevamos décadas escuchando de la importancia de las habilidades blandas en el trabajo.
Aspectos cómo la escucha y comunicación activa, la capacidad de demostrar liderazgo personal y en el equipo son aspectos que resaltarán aún más en esta nueva etapa.
Tendrás que comunicar mejor si tu interlocutor estará a kilómetros de distancia.
Marca personal. Toma el control de los perfiles que has creado en redes sociales y todos los servicios que existen en Internet.
Identifica los principales y trabaja con ellos. Publica en forma consciente, comenta y da like responsablemente. Esa huella digital estará cada día más actividad y expuesta, aunque no nos guste.
Por lo mismo hay que estar consciente de esta realidad.
Muestra tus logros, tus intereses, tus aficiones. Refleja tu personalidad y profesionalismo en los perfiles necesarios.
Recuerda que la intereacción social ya tiene dos aristas: la presencial y a la distancia.
Muestra lo que vales como persona y profesional. Crea una estrategia para los contenidos que publiques y sé consciente que siempre tendrás una audiencia que está mirando lo que haces.
La pandemia del COVID-19 impulsó a muchos a trabajar desde casa, pero un estudio revela que esto ha llevado a jornadas laborales más largas y más reuniones, sin una mejora real en la productividad. La fusión de tareas laborales y domésticas crea agotamiento. Establecer reglas claras puede mejorar la situación.
Muchas personas probarán el teletrabajo y se darán cuenta que es viable, las empresas considerarán esta modalidad dentro de sus planes de trabajo y que probarán que tan segura y robusta es la tecnología para trabajar desde la distancia.
A continuación les adjunto algunas ideas que he reunido durante este tiempo en que he utilizado Teams.
Más que Skype para la oficina
Muchos afirman que Teams es como Skype para la oficina.
Eso es un error. Teams es una aplicación con más funcionalidades destinada a coordinar el trabajo en equipo. Su principal ventaja es que integra varias aplicaciones de Office, incentivando principalmente el uso de los archivos compartidos: Onedrive para la empresa, Sharepoint y Outlook, por ejemplo.
Teams recupera la información del calendario de Outlook y también los archivos alojados en las carpetas compartidas que están alojadas en Onedrive.
Durante las videollamadas puedes escribir las notas de la reunión y también utilizar el chat integrado.
Llamar por voz y con video es igual de sencillo que utilizar las llamadas de voz en Whatsapp.
Se puede integrar con otras aplicaciones como Planner, Onedrive, To-do. También aplicaciones de terceros: Trello, Surveymonkey.
Equipos y canales
Los equipos y canales en Teams son el desgloce más fino de los grupos de trabajo.
El equipo es un grupo de personas que tienen un objetivo común. Pueden ser las personas de tu área de trabajo, o un grupo por ciudad, un tema específico, u organización.
En tanto que los canales existen al interior de los equipos y pueden crearse a discreción, según los proyectos que llevan adelante o los temas específicos de una labor en particular o una reunión específica.
Cada canal posee un espacio habilitado para coordinar reuniones, publicar archivos y adjuntar anotaciones.
Buscar es fácil
La barra de búsqueda y comandos se ubica en la parte superior y tiene varias funcionalidades que agilizan la administración de la información que existe en Teams.
La barra permite filtrar mensajes, personas y documentos que existen en tus grupos y canales.
En tanto que los comandos son una función poco conocida que agiliza varias acciones en Teams: como enviar mensajes, buscar archivos y conocer las novedades de los grupos.
Estos son algunos de tips que he podido conocer y poner en práctica durante estas semanas de trabajo con Teams.
Teams forma parte de las aplicaciones que ofrece la suscripción de Microsoft 365, antes conocido como Office 365. Acá las alternativas para acceder a la suscripción de este servicio que te permite tener las aplicaciones de Office, un terabyte de almacenamiento en Onedrive y minutos de llamañas gratuitas a teléfonos y celulares de todo el mundo a través de Skype.
Ahora estamos en cuarentena obligatoria o reclusión voluntaria. En cualquier caso, existen varias recomendaciones que se repiten para mantener tu trabajo en orden dentro de tu hogar.
Establece un horario
Ordena el día. Establece un horario de ingreso a la jornada laboral, las pausas, el horario de las comidas y la hora en que la jornada laboral termina.
Trata de atenerte a este orden. Considera las horas de esparcimiento, trabajo, alimentación y algo de actividad física.
Lo importante que la jornada de trabajo tiene un principio y un fin. Es fácil que ese límite se diluya durante los días de confinamiento.
Metas y fechas
Las reuniones y responder mail porque sí, son un hábito que arrastramos dentro de la cultura “oficinística”.
En el confinamiento, nos están midiendo claramente nuestra efectividad. Por eso mismo, pone foco en las metas establecidas en tu trabajo y con las fechas que te comprometes para efectuar una actividad.
Recuerda: Metas y fechas son el foco del trabajo a distancia. Las reuniones y los mails son una herramienta para cumplir con lo importante.
Define objetivos diarios en tu trabajo
Establece una agenda y destacada claramente cuál es la tarea más importante del día.
Evita redes sociales, televisión y la radio. En la oficina tienes cientos de distracciones, en el hogar pueden llegar a miles.
Hay aplicaciones para mantenerte el foco y evitar distracciones.
También durante este tiempo han aparecido a la vista de muchos aplicaciones que hasta poco tiempo atrás eran ignoradas por la mayoría o vistas como una novedad de pocos días.
Ahora estas herramientas están ayudando a la coordinación de equipos, para administrar información, agendarla y compartirla.
Ahora estas herramientas están ayudando a la coordinación de equipos, para administrar información, agendarla y compartirla.
También encontré estos tips para poner en práctica:
Nortino 
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