One heterodox recommendation I have for audio and video calls when you’re working in a distributed fashion is not to mute, if you can help it. When you’re speaking to a muted room, it’s eerie and unnatural — you feel alone even if you can see other people’s faces. You lose all of those spontaneous reactions that keep a conversation flowing. If you ask someone a question, or they want to jump in, they have to wait to unmute.
Esta recomendación es clave en tiempos del trabajo a distancia y nuestra permanencia forzada en los hogares durante la pandemia.
Muchos caen en la tentación de poner mute y apagar la cámara al momento de iniciar una videoconferencia.
Matt Mullenweg, CEO de Automattic, la empresa detrás de WordPress.com y Tumblr y que da cátedra del trabajo distribuido sin tener una oficina central, nos recomienda no poner mute y no apagar la cámara.
¿Por qué?
Un trabajo efectivo, colaborativo a distancia requiere de reuniones con la mayor cantidad de información sobre las reacciones, comentarios y respuestas que dan los equipos de trabajo.
La entonación, las miradas y los gestos forman parte de la comunicación humana. Es lo que conocemos como comunicación no verbal.
Por lo tanto, para tener una comunicación efectiva con tu equipo de trabajo, requieres de esa información que sólo se obtiene cuando el micrófono y la cámara están permanentemente encendidas.
Así que, no pongas mute, lo mejor es que compres unos buenos audífonos que aíslen el sonido ambiente y que refuercen tu voz al momento de hablar en las videoconferencias.
En este artículo que revisé hace algunos días, el autor rescata la experiencia que están teniendo las personas con el teletrabajo durante esta contingencia sanitaria.
Indica al menos tres efectos que se sentirán luego de finalizada la crisis. Muchas personas probarán el teletrabajo y se darán cuenta que es viable, las empresas considerarán esta modalidad dentro de sus planes de trabajo y que probarán que tan segura y robusta es la tecnología para trabajar desde la distancia.
Sin duda, el coronavirus está haciendo que, al menos temporalmente, mucha gente cambie la forma de trabajar, probando fórmulas como el teletrabajo o la asistencia a congresos virtuales 3D. Entre los beneficios de ambas, además de ser respetuosas con el medioambiente, ya que permiten ahorrar toneladas de CO2, podríamos añadir que contribuyen a combatir otro de los grandes problemas actuales: la despoblación rural.
Sin embargo, hay un detalle que escapa a la tecnología y es la capacidad de las personas de llegar acuerdos y respetarlos. Parte de la coordinación de cualquier equipo es que los acuerdos valen porque las personas estrechan sus manos.
Hay procesos que se pueden hacer a distancia y es probable que muchos puestos de trabajos efectivamente puedan ejecutarse desde el hogar, pero también hay otras labores donde es necesario mantener un contacto real aunque sea mínimo. Creo que la tendencia será un mix entre ambos estilos. Tres días en la oficina y dos en el hogar o viceversa. O presencia en horario AM y en la tarde del hogar. Hay muchas alternativas. Lo importante es no cerrarse a los cambios que vendrán.
Encontré este artículo que habla sobre hábitos que bajan la productividad si se abusa de ellos:
Revisar el correo electrónico permanentemente: Existe la idea arraigada que trabajar es responder correo electrónico en forma compulsiva. «Muchas gracias, de acuerdo, atento a tus comentarios» son frases hechas que realizados para responder mail e iniciar un círculo vicioso donde responder y esperar respuestas de mail se convierten en el sentido de las horas de trabajo.
Abusar de las redes sociales: El meme día, la frase polémica de la tarde o el gatito que te saluda son contenidos que consumen tiempo y energía. Hay cientos de artículos que tratan a las redes sociales como un agujero negro que puede tragar el día.
Procastrinar o dejar para mañana lo que puedes hacer hoy: Evitar el conflicto o una tarea desagradable o no enfrentar inmediatamente un problema como válvula de escape son costumbres que se van arraigando. Al final procastrinar es comprar deuda a futuro. En algún momento llegará para cobrar con intereses lo que no ejecutaste en el momento oportuno.
Multitasking: Hacer varias cosas a la vez suena atrayente. Pero pocas veces da resultado.
Leer cosas irrelevantes: Primo hermano de las redes sociales. La ironía de esto es que Internet era la promesa de acceder a toda la información de la humanidad y con ello nos ayudaría a ser mejores personas, más educadas. Tenemos que efectuar un acto consciente para discernir sobre la calidad de la información que consumimos.
Demasiado tiempo en pantalla: TV, móviles, tablets son formatos distintos de una misma vía de comunicación. No es malo a priori, pero requiere control. Existe un mundo allá afuera que debemos vivir.
Acaparar tareas: «Lo hago yo, porque nadie lo hará». El problema es que no somos islas y las personas necesitamos trabajar en equipo. Es la única manera de incentivar ese círculo virtuoso donde el trabajo de todos genera un resultado mayor que la suma de las partes.
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Cinco libros para retomar la lectura y recuperar la concentración, desde opciones ligeras hasta textos más exigentes, con ideas claras para volver a leer con foco.
Leer hoy es un desafío debido a la distracción constante. Para recuperar la concentración, se sugieren cinco libros que pueden ayudar. La clave es no buscar el «mejor» libro, sino aquel que despierte curiosidad. La concentración se entrena, no se fuerza.
Mark Manson lo dijo esta semana: «Es sorprendentemente fácil modificar, sin darte cuenta, la forma en que te percibes a ti mismo según aquello que los demás celebran. Alguien te elogia por ser de cierta manera, y de pronto empiezas a comportarte como si realmente lo fueras. Hacemos esto con todo tipo de etiquetas: En…
La pasión no es sinónimo de éxito. Relacionamos la pasión con aquellas cosas que nos aportan felicidad y alegría, pero no tanto con la perseverancia. Y es por ello que Jachimowicz señala que aquellas personas que únicamente siguen la pasión en su trabajo, tienen más probabilidades de abandonarlo en menos de un año.
La pasión no es sinónimo de éxito, lo es la perseverancia.
Angel María hace referente a un artículo de Harvard Business School que habla sobre la relación del éxito profesional, la pasión y la perseverancia.
En resumen, la pasión es pura emoción, pero no es suficiente ni condicionante para tener éxito en el trabajo o el objetivo que nos impongamos.
La clave es tener un propósito claro que nos sirva de guía hacia dónde queremos ir. El propósito es la brújula que nos da una dirección y nos enfoca en hacer lo importante y no lo divertido.
La pasión busca emoción, diversión y vorágine. El propósito es más racional y nos indica lo importante del hacer cosas y gestiones que a veces no son placenteras, pero sí necesarias.
Lo cierto es que desde que OneNote llegó a mi vida, no lo he dejado de usar. Para quien no conozca este programa/aplicación, se trata de uno de los componentes de la suite Office. Es un programa muy sencillo de usar y que básicamente, viene a ser un cuaderno de notas.
Tenemos en un primer nivel, los bloc de notas. Cada bloc de notas a su vez tiene otro nivel, el de las secciones, las cuales aparecen en la parte superior. Cada sección cuenta con páginas, las cuales se ubican dentro de cada sección, en un panel a la derecha (o izquierda, según la versión de OneNote). Por último, podemos formar grupos de secciones.
Existe una herramienta digital que ayuda a disminuir el desorden de carpetas, archivos y documentos que se encuentran en el escritorio de tu ordenor y también en la mesa de trabajo.
Onenote es una herramienta versátil que ayuda a ordenar, catalogar y a encontrar toda esa información que existe en el ordenador o en papel.
Hay mucha información que acumulamos y Onenote es una manera de poner orden a esa gran cantidad de datos, archivos y fotos que creamos o recibimos de nuestros contactos. Yo lo he usado durante años. ¿La principal ventaja? He llevado un trabajo más ordenado a pesar de la caótica época que todos estamos viviendo.
Más arriba hay un enlace sobre articulo que explica cómo sacar provecho a Onenote.
Acá, más abajo, agrego algunas razones de porqué conviene usar Onenote.
Porqué conviene usar Onenote
Captura texto, imágenes y videos desde el navegador. Existe una extensión para Chrome, Firefox y Edge que facilita la captura del contenido y su almacenamiento en las libretas de Onenote. Webclipper, lo llaman.
Puedes enviar copias de email directo una página de Onenote. Hay que configurar la cuenta y enviar el material a través de la casilla me@onenote.com.
Puedes compartir las secciones y páginas con otros usuarios. Una manera sencilla de colaborar y crear grupos con temas a fines, como por ejemplo un proyecto o una clase.
Tiene un potente buscador que facilita encontrar ese recorte capturado hace meses y que ahora lo necesitas.
Reduces el papel. Onenote tiene integrado en sus aplicaciones móviles un escaner con la tecnología de Office Lens, capturas ese papel y guardas la versión digital.
Menos aplicaciones y más trabajo. Escaner, editor de texto, almacenamiento de fotos y videos. Todo puede unirse en una página de Onenote.
Es omnipresente. La aplicación tiene sus versiones en móviles, tables, pc, mac.
Sincroniza la información en la nube de Onedrive, por lo que capturas en el computador, podrás verlo en la aplicación instaladas en el celular.
Estas son ocho razones de porqué Onenote sirve para ordenar tu trabajo, limpiar tu escritorio y clasificar todos los archivos que tienes repartidos en diferentes capetas. Más adelante continuaré contacto lo que he aprendido estos años con Onenote y cómo sacar provecho a esta herramienta.
Sin lugar a dudas, la princivial razón para adoptar Onenote es que es una manera sencilla de poner orden en tu trabajo, llevar un registro de tus tareas y la información que recibes de diferentes vías.
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Teams te da la posibilidad usar de mejor manera Office porque une sus aplicaciones en una interfaz sencilla y entendible para todos.
Teams es la solución de Microsoft al trabajo en equipo a distancia porque mantiene conectados de una mejor manera a empleados, proveedores, contratistas y otras partes interesadas que requieren de una coordinación para llevar adelante el negocio.
Permite conexión en tiempo real de voz, imagen y documentos.
También suma las características de Office 365 para el trabajo en línea, basado en la nube.
Teams existe para facilitar la manera en que fluye el trabajo.
Puedes crear equipos de trabajo
Permite crear espacios de trabajo verticales y horizontales. Dentro de Teams puedes reunir a toda la empresa dentro de un solo grupo o seleccionar un canal especialmente para un proyecto específico o un área determinada de la empresa. Puedes ordenar esos grupos en todas las direcciones o definiciones posibles.
Ordenas a la gente por proyectos, áreas o ámbitos de acción. Cada equipo es una unidad que se ve reflejada en Teams compartiendo mensajes, video llamadas, calendarios y espacios para alojar archivos y editarlos en grupo.
Puedes crear equipos que van desde el gerente de área hasta el último trabajador en la línea jerárquica. También puedes armar un equipo destinado a un proyecto en particular y que considera a personas de diferentes áreas. Puedes crear espacios para oficinas, grupos más pequeños y que comparten algún objetivo común.
Las posibilidades de crear de equipos dentro de Teams dependen de las necesidades de cada momento. Puedes reunir a las personas para discutir una estrategia o compartir la información actualiza sobre procedimientos y lineamientos claros. Con Teams puedes crear un espacio fijo donde publicar información que esté disponibles a todas las personas que pertenecen al grupo.
La plataforma responde a objetivo final: que la cooperación entre las partes sea efectiva.
A pesar de que sea una organización compleja con múltiples gerencias o departamentos, Teams te facilita encontrar a la persona correcta y trabajar con ellas a través del chat, para compartir documentos y trabajar colaborativamente en forma directa.
Permite mayores alternativas para interactuar. Antes el ciclo consideraba enviar un mail y esperar. Ahora existe un espacio compartido para hablar, notificar, enviar mensajes y administrar archivos en forma conjunta.
Colaborativo. El trabajador actual no es una isla. Ahora el trabajo no lo hace una sola persona. Nadie es una isla dentro de una organización. Para completar una planilla es necesario pedir información a varios, coordinar entre ellos, pedir ayuda, ordenar los datos y ponerse de acuerdo entre todos. Coordinar eficientemente siempre ha sido complejo. Teams facilita esa complejidad. Puedes crear canales para un objetivo específico y armar el equipo desde esa herramienta para repartir tareas, crear documentos y compartir la información. Todos tendrán la información necesaria. Establece incluso niveles de acceso. Puedes incluir incluso a personas que están afuera de la empresa, considerándolas medidas de seguridad acceso seguro
Reuniones: Es la base de Teams. Todos acceden a la misma experiencia de imagen y sonido, independiente desde el equipo en que están conectados. Puedes agendar las reuniones usando Outlook o directamente desde Teams, revisar si estás libre en fecha y horario indicado. Todos pueden aceptar y acceder.
Video llamadas. Antes de ingresar a una puedes visualizar y determinar si quieres entrar o no con la cámara o el micrófono encendido. Puedes mirarte antes de ingresar y decidir si quieres difuminar el fondo o no. Siempre recomiendo mantener la imagen de la cámara encendida, ya que la comunicación se enriquece cuando puedes ver el rostro de tu interlocutor.
Directo al trabajo. Siempre ha sido difícil la coordinación cuando tienes que armar una planilla con información precisa proveniente de diferentes fuentes. Hoy con Teams, el proceso es más rápido, con menos esfuerzo ya que todos acceden a la misma información.
Puedes acceder a Office y Temas desde cualquier computador con una conexión a internet. Las versiones web de estas aplicaciones son completamente operativas.
Teams es una herramienta para facilitar la cooperación entre equipos de trabajo. Une las aplicaciones de Office y facilitar la manera en que puedes crear, editar y administrar archivos en común. La principal ventaja es que Teams que brinda un espacio claro para tener los archivos actualizado. Fin de las versiones eternas de un mismo archivo.
Teams es una herramienta versátil y que necesita tiempo para sacar todo su potencial. Puedes aprender más de Teams, suscribiéndote al blog.
Teams is an application with more functionalities aimed at coordinating teamwork. Its main advantage is that it integrates several Office applications, mainly incentivized the use of shared files: OneDrive for Business, Sharepoint, and Outlook, for example.
Teams te da la posibilidad usar de mejor manera Office porque une sus aplicaciones en una interfaz sencilla y entendible para todos. Teams es la solución de Microsoft al trabajo en equipo a distancia porque mantiene conectados de una mejor manera a empleados, proveedores, contratistas y otras partes interesadas que requieren de una coordinación para…
Nortino 
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