Microsoft Teams came to light in early 2017 to improve team communication and collaboration.
At first this tool was born to meet the requirements of corporate clients. During these years more functions have been added, simplified processes and easier work for different types of organizations.
Teams adapts to the work it develops whether it’s a large company, a start-up, a grouping or a social organization.
Here are some ideas I’ve put together during this time when I’ve used Teams.
More than Skype for Office
Many claim that Teams is like Skype for Office.
That’s a mistake. Teams is an application with more functionalities aimed at coordinating teamwork. Its main advantage is that it integrates several Office applications, mainly incentivized the use of shared files: OneDrive for Business, Sharepoint, and Outlook, for example.
Teams retrieves outlook calendar information and also files hosted in shared folders that are hosted on OneDrive.
During video calls you can write the meeting notes and also use the built-in chat.
Calling by voice and video is just as simple as using voice calls on Whatsapp.
These same features are in the Desktop and Mobile Teams version:
Five Teams features
Text, audio and video chat. File sharing.
Share screen, project files into group presentations.
Private chat.
Store files and documents in a single place where all members of the group or project access.
It can be integrated with other applications like Planner, Onedrive, To-do. Also third-party applications: Trello, Surveymonkey.
Teams and channels
Teams and channels in Teams are the thinnest breakdown of workgroups.
The team is a group of people who have a common goal. They can be people in your workspace, or a group by city, a specific topic, or organization.
As the channels exist within the teams and can be created at their discretion, depending on the projects they carry out or the specific topics of a particular task or a specific meeting.
Each channel has a space enabled to coordinate meetings, publish files, and attach annotations.
Searching is easy
The search bar and commands are located at the top and has several capabilities that speed up the management of information that exists in Teams.
The bar allows you to filter messages, people, and documents that exist in your groups and channels.
While commands are a little-known feature that streamlines multiple actions in Teams: how to send messages, search for files, and learn what’s new in groups.
Here are some tips I’ve been able to get to know and implement during these weeks of working with Teams.
Teams is part of the applications offered by the Microsoft 365 subscription, formerly known as Office 365. Here are the alternatives to accessing the subscription of this service that allows you to have Office applications, a terabyte of OneDrive storage, and minutes of free calls to phones and mobiles around the world via Skype.
Teams te da la posibilidad usar de mejor manera Office porque une sus aplicaciones en una interfaz sencilla y entendible para todos.
Teams es la solución de Microsoft al trabajo en equipo a distancia porque mantiene conectados de una mejor manera a empleados, proveedores, contratistas y otras partes interesadas que requieren de una coordinación para llevar adelante el negocio.
Permite conexión en tiempo real de voz, imagen y documentos.
También suma las características de Office 365 para el trabajo en línea, basado en la nube.
Teams existe para facilitar la manera en que fluye el trabajo.
Puedes crear equipos de trabajo
Permite crear espacios de trabajo verticales y horizontales. Dentro de Teams puedes reunir a toda la empresa dentro de un solo grupo o seleccionar un canal especialmente para un proyecto específico o un área determinada de la empresa. Puedes ordenar esos grupos en todas las direcciones o definiciones posibles.
Ordenas a la gente por proyectos, áreas o ámbitos de acción. Cada equipo es una unidad que se ve reflejada en Teams compartiendo mensajes, video llamadas, calendarios y espacios para alojar archivos y editarlos en grupo.
Puedes crear equipos que van desde el gerente de área hasta el último trabajador en la línea jerárquica. También puedes armar un equipo destinado a un proyecto en particular y que considera a personas de diferentes áreas. Puedes crear espacios para oficinas, grupos más pequeños y que comparten algún objetivo común.
Las posibilidades de crear de equipos dentro de Teams dependen de las necesidades de cada momento. Puedes reunir a las personas para discutir una estrategia o compartir la información actualiza sobre procedimientos y lineamientos claros. Con Teams puedes crear un espacio fijo donde publicar información que esté disponibles a todas las personas que pertenecen al grupo.
La plataforma responde a objetivo final: que la cooperación entre las partes sea efectiva.
A pesar de que sea una organización compleja con múltiples gerencias o departamentos, Teams te facilita encontrar a la persona correcta y trabajar con ellas a través del chat, para compartir documentos y trabajar colaborativamente en forma directa.
Permite mayores alternativas para interactuar. Antes el ciclo consideraba enviar un mail y esperar. Ahora existe un espacio compartido para hablar, notificar, enviar mensajes y administrar archivos en forma conjunta.
Colaborativo. El trabajador actual no es una isla. Ahora el trabajo no lo hace una sola persona. Nadie es una isla dentro de una organización. Para completar una planilla es necesario pedir información a varios, coordinar entre ellos, pedir ayuda, ordenar los datos y ponerse de acuerdo entre todos. Coordinar eficientemente siempre ha sido complejo. Teams facilita esa complejidad. Puedes crear canales para un objetivo específico y armar el equipo desde esa herramienta para repartir tareas, crear documentos y compartir la información. Todos tendrán la información necesaria. Establece incluso niveles de acceso. Puedes incluir incluso a personas que están afuera de la empresa, considerándolas medidas de seguridad acceso seguro
Reuniones: Es la base de Teams. Todos acceden a la misma experiencia de imagen y sonido, independiente desde el equipo en que están conectados. Puedes agendar las reuniones usando Outlook o directamente desde Teams, revisar si estás libre en fecha y horario indicado. Todos pueden aceptar y acceder.
Video llamadas. Antes de ingresar a una puedes visualizar y determinar si quieres entrar o no con la cámara o el micrófono encendido. Puedes mirarte antes de ingresar y decidir si quieres difuminar el fondo o no. Siempre recomiendo mantener la imagen de la cámara encendida, ya que la comunicación se enriquece cuando puedes ver el rostro de tu interlocutor.
Directo al trabajo. Siempre ha sido difícil la coordinación cuando tienes que armar una planilla con información precisa proveniente de diferentes fuentes. Hoy con Teams, el proceso es más rápido, con menos esfuerzo ya que todos acceden a la misma información.
Puedes acceder a Office y Temas desde cualquier computador con una conexión a internet. Las versiones web de estas aplicaciones son completamente operativas.
Teams es una herramienta para facilitar la cooperación entre equipos de trabajo. Une las aplicaciones de Office y facilitar la manera en que puedes crear, editar y administrar archivos en común. La principal ventaja es que Teams que brinda un espacio claro para tener los archivos actualizado. Fin de las versiones eternas de un mismo archivo.
Teams es una herramienta versátil y que necesita tiempo para sacar todo su potencial. Puedes aprender más de Teams, suscribiéndote al blog.
Teams is an application with more functionalities aimed at coordinating teamwork. Its main advantage is that it integrates several Office applications, mainly incentivized the use of shared files: OneDrive for Business, Sharepoint, and Outlook, for example.
Teams te da la posibilidad usar de mejor manera Office porque une sus aplicaciones en una interfaz sencilla y entendible para todos. Teams es la solución de Microsoft al trabajo en equipo a distancia porque mantiene conectados de una mejor manera a empleados, proveedores, contratistas y otras partes interesadas que requieren de una coordinación para…
“Pero si antes no usábamos Teams y se hacía el trabajo igual”.
“Otro programa más para usar, en qué momento nos dedicamos a trabajar”.
“Yo no vengo a chatear, sino a trabajar”.
Es probable que algún compañero de trabajo o tu mismo pensaste o dijiste una de las frases de más arriba.
Si antes de la pandemia no usábamos Teams ¿Por qué tengo que usarlo ahora?
La respuesta corta es que las condiciones han cambiado y hacer lo mismo de antes en un contexto diferente es un error.
Siempre lo ha sido.
Si cambian las condiciones, también cambia la manera de hacer nuestro trabajo.
Esperar tener los mismos resultados, haciendo lo mismo, pero en condiciones o en un contexto diferente es una ecuación que no resulta.
Usamos Teams porque nuestro contexto cambió. Necesitamos mayor coordinación a través de la distancia.
Teams es una herramienta ayuda a coordinar mejor el trabajo que desarrollamos en la oficina.
Hay que adaptarse porque el contexto en trabajo cambió (Otra vez)
Todos sabíamos que la movilidad era un destino casi seguro.
Hace ya 20 años que teníamos más o menos delineado el futuro del trabajo de oficina.
El problema fue que vimos ese futuro muy lejano y, súbitamente, ese día llegó de forma de contingencia sanitaria y reclusión voluntaria en nuestros hogares.
Estábamos conscientes que el trabajo a distancia el algún momento se convertiría en una oportunidad para las empresas y las personas:
Para las empresas porque es una oportunidad para ser más eficientes
Para las personas, porque es una oportunidad para aprovechar mejor el tiempo y reducir el gasto que implica el traslado en las ciudades.
Más de alguno pensó que lo que hacía en la oficina podía hacerlo en desde su hogar con un computador y una buena conexión a la red.
Hace años que tenemos tecnologías para administrar archivos remotamente y mantener la comunicación a distancia. Skype y Dropbox son parte de esa realidad que estaba presente, pero que la utilizábamos poco.
Pero a pesar de estas herramientas disponibles y los vaticinios de los expertos, la pandemia nos pilló a todos desprevenidos.
Literalmente de un día para otros nos pidieron que tomáramos nuestro computador de la oficina y nos conectáramos desde la casa utilizando Teams, Zoom o Skype.
Existía la tecnología, teníamos una cierta noción de cómo aplicarla y, súbitamente, nos tuvimos que adaptar a una nueva forma de administrar el trabajo.
Esta repentina necesidad de adaptación nos implicó cambiar hábitos y aprender rápido.
El proceso no es fácil y debemos enfrentar varios aspectos como:
Hay que considerar la educación tecnológica de los usuarios. Es decir, la capacidad que tienen las personas para aprender el uso de las herramientas e inferir procesos entre esas herramientas.
Tenemos que mejorar aún más las habilidades de comunicación y trabajo en equipo. Hoy más que nunca el trabajo a distancia implica expresarse con claridad y en forma asertiva.
Lo importante es que las herramientas se instalen rápidamente y sin mucho trauma para los equipos. La transición debe ser rápida. Al final todos saben de qué se trata. La clave es ponerla en práctica.
La movilidad implica tener buena conectividad. Aún existen lugares donde la velocidad de internet dificultada el trabajo fluido.
Si hoy cuentas con buena conectividad y a pesar de eso siguen trabajado como hace 10 años, eso significa que estamos desperdiciando tiempo, recursos y capital. Al final pierde el jefe, el dueño de la empresa y los trabajadores.
Los cambios son ejecutados por personas, no las herramientas en sí:
Nuevos contextos implican, nuevas necesidades y soluciones.
Comprender la utilidad de las herramientas: Las herramientas están para facilitar un proceso. Hay que estar conscientes de cual.
Comprender que las personas jóvenes no siempre se adaptan fácilmente a nuevos entornos de trabajo. Ocurre que existen jóvenes analógicos para el trabajo de oficina. Usan Instagram muy bien, pero para Excel no lo son. En otras palabras, usar una red social no te habilita como una persona hábil en herramientas digitales de trabajo. Hay que educar y educarse.
Los cambios requieren un tiempo (aunque necesitamos que sea rápido:
Actualizar la labor a un ambiente descentralizado es necesario en el contexto que estamos viviendo.
Todos los cambios implican administrar los equipos de trabajo, acompañarlos y adaptar sus dinámicas al uso de nuevas herramientas.
Aceptar los cambios que implica el uso de nuevas herramientas. Mientras más abierto a aceptar estos cambios, mayor facilidad existirá para implementar nuevos procesos o maneras de ejecutar el trabajo.
Comunicar: La facilidad de adaptación a estos cambios también está asociado a la manera en que explica este nuevo proceso.
Entones es necesario preparar un cambio, comprender que el contexto cambió, hay que aprender nuevas dinámicas y practicar una comunicación con tus pares para que sea más efectivo.
En este punto, Teams sirve como una herramienta que suple algunos de los aspectos presenciales del trabajo de oficina.
Teams es más que video llamadas. Al menos existen otras cinco ventajas que están enfocadas para mejorar como te desenvuelves con tu equipo de trabajo.
Descubre 5 ventajas de Teams mas allá de las video llamadas
Lo básico: Comunicarse y colaborar al integrar reuniones, mensajes y el servicio de llamadas.
Las herramientas de Office están integradas. Word y Excel están dentro de Teams por lo que podemos trabajar en grupo con un mismo archivo.
Teams esta en dispositivos móviles, escritorio y en el mismo navegador. Acceso total en cualquier espacio.
Lo clave de todo: Compartir, editar y crear archivos en grupo. Puedes crear o subir archivos Excel, Word y PowerPoint en tu grupo de trabajo. Puedes editarlos, complementaros y trabajar todos juntos en ese mismo archivo.
Esta opción no es conocida: Puedes grabar, almacenar y transcribir llamadas y mensajes de voz. Puedes compartir mensajes de voz fácilmente. Esto es útil cuando no quieres interrumpir a un compañero de trabajo, pero quieres asegurar que esa información llegue a su destinatario.
Por lo tanto, y, en conclusión, ¿necesitas aprender a usar Temas o alguna otra aplicación similar? Sí. El contexto de trabajo cambió es posible que ahora requieras una mayor coordinación con tus compañeros de trabajo. Teams te ayudará a esta labor. Aprende, descubre y usa las alternativas que te entrega esta aplicación.
Es la única manera en que avances en este mundo cambiante.
Seguiré escribiendo sobre Teams y las herramientas que estamos usando durante el confinanmiento y el Home Office. Si quieres conocer lo que viene, suscríbete al blog.
A continuación les adjunto algunas ideas que he reunido durante este tiempo en que he utilizado Teams.
Más que Skype para la oficina
Muchos afirman que Teams es como Skype para la oficina.
Eso es un error. Teams es una aplicación con más funcionalidades destinada a coordinar el trabajo en equipo. Su principal ventaja es que integra varias aplicaciones de Office, incentivando principalmente el uso de los archivos compartidos: Onedrive para la empresa, Sharepoint y Outlook, por ejemplo.
Teams recupera la información del calendario de Outlook y también los archivos alojados en las carpetas compartidas que están alojadas en Onedrive.
Durante las videollamadas puedes escribir las notas de la reunión y también utilizar el chat integrado.
Llamar por voz y con video es igual de sencillo que utilizar las llamadas de voz en Whatsapp.
Se puede integrar con otras aplicaciones como Planner, Onedrive, To-do. También aplicaciones de terceros: Trello, Surveymonkey.
Equipos y canales
Los equipos y canales en Teams son el desgloce más fino de los grupos de trabajo.
El equipo es un grupo de personas que tienen un objetivo común. Pueden ser las personas de tu área de trabajo, o un grupo por ciudad, un tema específico, u organización.
En tanto que los canales existen al interior de los equipos y pueden crearse a discreción, según los proyectos que llevan adelante o los temas específicos de una labor en particular o una reunión específica.
Cada canal posee un espacio habilitado para coordinar reuniones, publicar archivos y adjuntar anotaciones.
Buscar es fácil
La barra de búsqueda y comandos se ubica en la parte superior y tiene varias funcionalidades que agilizan la administración de la información que existe en Teams.
La barra permite filtrar mensajes, personas y documentos que existen en tus grupos y canales.
En tanto que los comandos son una función poco conocida que agiliza varias acciones en Teams: como enviar mensajes, buscar archivos y conocer las novedades de los grupos.
Estos son algunos de tips que he podido conocer y poner en práctica durante estas semanas de trabajo con Teams.
Teams forma parte de las aplicaciones que ofrece la suscripción de Microsoft 365, antes conocido como Office 365. Acá las alternativas para acceder a la suscripción de este servicio que te permite tener las aplicaciones de Office, un terabyte de almacenamiento en Onedrive y minutos de llamañas gratuitas a teléfonos y celulares de todo el mundo a través de Skype.
Nortino 
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