Lo cierto es que desde que OneNote llegó a mi vida, no lo he dejado de usar. Para quien no conozca este programa/aplicación, se trata de uno de los componentes de la suite Office. Es un programa muy sencillo de usar y que básicamente, viene a ser un cuaderno de notas.
Tenemos en un primer nivel, los bloc de notas. Cada bloc de notas a su vez tiene otro nivel, el de las secciones, las cuales aparecen en la parte superior. Cada sección cuenta con páginas, las cuales se ubican dentro de cada sección, en un panel a la derecha (o izquierda, según la versión de OneNote). Por último, podemos formar grupos de secciones.
Existe una herramienta digital que ayuda a disminuir el desorden de carpetas, archivos y documentos que se encuentran en el escritorio de tu ordenor y también en la mesa de trabajo.
Onenote es una herramienta versátil que ayuda a ordenar, catalogar y a encontrar toda esa información que existe en el ordenador o en papel.
Hay mucha información que acumulamos y Onenote es una manera de poner orden a esa gran cantidad de datos, archivos y fotos que creamos o recibimos de nuestros contactos. Yo lo he usado durante años. ¿La principal ventaja? He llevado un trabajo más ordenado a pesar de la caótica época que todos estamos viviendo.
Más arriba hay un enlace sobre articulo que explica cómo sacar provecho a Onenote.
Acá, más abajo, agrego algunas razones de porqué conviene usar Onenote.
Porqué conviene usar Onenote
Captura texto, imágenes y videos desde el navegador. Existe una extensión para Chrome, Firefox y Edge que facilita la captura del contenido y su almacenamiento en las libretas de Onenote. Webclipper, lo llaman.
Puedes enviar copias de email directo una página de Onenote. Hay que configurar la cuenta y enviar el material a través de la casilla me@onenote.com.
Puedes compartir las secciones y páginas con otros usuarios. Una manera sencilla de colaborar y crear grupos con temas a fines, como por ejemplo un proyecto o una clase.
Tiene un potente buscador que facilita encontrar ese recorte capturado hace meses y que ahora lo necesitas.
Reduces el papel. Onenote tiene integrado en sus aplicaciones móviles un escaner con la tecnología de Office Lens, capturas ese papel y guardas la versión digital.
Menos aplicaciones y más trabajo. Escaner, editor de texto, almacenamiento de fotos y videos. Todo puede unirse en una página de Onenote.
Es omnipresente. La aplicación tiene sus versiones en móviles, tables, pc, mac.
Sincroniza la información en la nube de Onedrive, por lo que capturas en el computador, podrás verlo en la aplicación instaladas en el celular.
Estas son ocho razones de porqué Onenote sirve para ordenar tu trabajo, limpiar tu escritorio y clasificar todos los archivos que tienes repartidos en diferentes capetas. Más adelante continuaré contacto lo que he aprendido estos años con Onenote y cómo sacar provecho a esta herramienta.
Sin lugar a dudas, la princivial razón para adoptar Onenote es que es una manera sencilla de poner orden en tu trabajo, llevar un registro de tus tareas y la información que recibes de diferentes vías.
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“Pero si antes no usábamos Teams y se hacía el trabajo igual”.
“Otro programa más para usar, en qué momento nos dedicamos a trabajar”.
“Yo no vengo a chatear, sino a trabajar”.
Es probable que algún compañero de trabajo o tu mismo pensaste o dijiste una de las frases de más arriba.
Si antes de la pandemia no usábamos Teams ¿Por qué tengo que usarlo ahora?
La respuesta corta es que las condiciones han cambiado y hacer lo mismo de antes en un contexto diferente es un error.
Siempre lo ha sido.
Si cambian las condiciones, también cambia la manera de hacer nuestro trabajo.
Esperar tener los mismos resultados, haciendo lo mismo, pero en condiciones o en un contexto diferente es una ecuación que no resulta.
Usamos Teams porque nuestro contexto cambió. Necesitamos mayor coordinación a través de la distancia.
Teams es una herramienta ayuda a coordinar mejor el trabajo que desarrollamos en la oficina.
Hay que adaptarse porque el contexto en trabajo cambió (Otra vez)
Todos sabíamos que la movilidad era un destino casi seguro.
Hace ya 20 años que teníamos más o menos delineado el futuro del trabajo de oficina.
El problema fue que vimos ese futuro muy lejano y, súbitamente, ese día llegó de forma de contingencia sanitaria y reclusión voluntaria en nuestros hogares.
Estábamos conscientes que el trabajo a distancia el algún momento se convertiría en una oportunidad para las empresas y las personas:
Para las empresas porque es una oportunidad para ser más eficientes
Para las personas, porque es una oportunidad para aprovechar mejor el tiempo y reducir el gasto que implica el traslado en las ciudades.
Más de alguno pensó que lo que hacía en la oficina podía hacerlo en desde su hogar con un computador y una buena conexión a la red.
Hace años que tenemos tecnologías para administrar archivos remotamente y mantener la comunicación a distancia. Skype y Dropbox son parte de esa realidad que estaba presente, pero que la utilizábamos poco.
Pero a pesar de estas herramientas disponibles y los vaticinios de los expertos, la pandemia nos pilló a todos desprevenidos.
Literalmente de un día para otros nos pidieron que tomáramos nuestro computador de la oficina y nos conectáramos desde la casa utilizando Teams, Zoom o Skype.
Existía la tecnología, teníamos una cierta noción de cómo aplicarla y, súbitamente, nos tuvimos que adaptar a una nueva forma de administrar el trabajo.
Esta repentina necesidad de adaptación nos implicó cambiar hábitos y aprender rápido.
El proceso no es fácil y debemos enfrentar varios aspectos como:
Hay que considerar la educación tecnológica de los usuarios. Es decir, la capacidad que tienen las personas para aprender el uso de las herramientas e inferir procesos entre esas herramientas.
Tenemos que mejorar aún más las habilidades de comunicación y trabajo en equipo. Hoy más que nunca el trabajo a distancia implica expresarse con claridad y en forma asertiva.
Lo importante es que las herramientas se instalen rápidamente y sin mucho trauma para los equipos. La transición debe ser rápida. Al final todos saben de qué se trata. La clave es ponerla en práctica.
La movilidad implica tener buena conectividad. Aún existen lugares donde la velocidad de internet dificultada el trabajo fluido.
Si hoy cuentas con buena conectividad y a pesar de eso siguen trabajado como hace 10 años, eso significa que estamos desperdiciando tiempo, recursos y capital. Al final pierde el jefe, el dueño de la empresa y los trabajadores.
Los cambios son ejecutados por personas, no las herramientas en sí:
Nuevos contextos implican, nuevas necesidades y soluciones.
Comprender la utilidad de las herramientas: Las herramientas están para facilitar un proceso. Hay que estar conscientes de cual.
Comprender que las personas jóvenes no siempre se adaptan fácilmente a nuevos entornos de trabajo. Ocurre que existen jóvenes analógicos para el trabajo de oficina. Usan Instagram muy bien, pero para Excel no lo son. En otras palabras, usar una red social no te habilita como una persona hábil en herramientas digitales de trabajo. Hay que educar y educarse.
Los cambios requieren un tiempo (aunque necesitamos que sea rápido:
Actualizar la labor a un ambiente descentralizado es necesario en el contexto que estamos viviendo.
Todos los cambios implican administrar los equipos de trabajo, acompañarlos y adaptar sus dinámicas al uso de nuevas herramientas.
Aceptar los cambios que implica el uso de nuevas herramientas. Mientras más abierto a aceptar estos cambios, mayor facilidad existirá para implementar nuevos procesos o maneras de ejecutar el trabajo.
Comunicar: La facilidad de adaptación a estos cambios también está asociado a la manera en que explica este nuevo proceso.
Entones es necesario preparar un cambio, comprender que el contexto cambió, hay que aprender nuevas dinámicas y practicar una comunicación con tus pares para que sea más efectivo.
En este punto, Teams sirve como una herramienta que suple algunos de los aspectos presenciales del trabajo de oficina.
Teams es más que video llamadas. Al menos existen otras cinco ventajas que están enfocadas para mejorar como te desenvuelves con tu equipo de trabajo.
Descubre 5 ventajas de Teams mas allá de las video llamadas
Lo básico: Comunicarse y colaborar al integrar reuniones, mensajes y el servicio de llamadas.
Las herramientas de Office están integradas. Word y Excel están dentro de Teams por lo que podemos trabajar en grupo con un mismo archivo.
Teams esta en dispositivos móviles, escritorio y en el mismo navegador. Acceso total en cualquier espacio.
Lo clave de todo: Compartir, editar y crear archivos en grupo. Puedes crear o subir archivos Excel, Word y PowerPoint en tu grupo de trabajo. Puedes editarlos, complementaros y trabajar todos juntos en ese mismo archivo.
Esta opción no es conocida: Puedes grabar, almacenar y transcribir llamadas y mensajes de voz. Puedes compartir mensajes de voz fácilmente. Esto es útil cuando no quieres interrumpir a un compañero de trabajo, pero quieres asegurar que esa información llegue a su destinatario.
Por lo tanto, y, en conclusión, ¿necesitas aprender a usar Temas o alguna otra aplicación similar? Sí. El contexto de trabajo cambió es posible que ahora requieras una mayor coordinación con tus compañeros de trabajo. Teams te ayudará a esta labor. Aprende, descubre y usa las alternativas que te entrega esta aplicación.
Es la única manera en que avances en este mundo cambiante.
Seguiré escribiendo sobre Teams y las herramientas que estamos usando durante el confinanmiento y el Home Office. Si quieres conocer lo que viene, suscríbete al blog.
Teams is an application with more functionalities aimed at coordinating teamwork. Its main advantage is that it integrates several Office applications, mainly incentivized the use of shared files: OneDrive for Business, Sharepoint, and Outlook, for example.
Teams te da la posibilidad usar de mejor manera Office porque une sus aplicaciones en una interfaz sencilla y entendible para todos. Teams es la solución de Microsoft al trabajo en equipo a distancia porque mantiene conectados de una mejor manera a empleados, proveedores, contratistas y otras partes interesadas que requieren de una coordinación para…
Nortino 